Zatrudnienie obywateli Ukrainy po 5 marca 2026 r.

Dziś mijają dokładnie cztery lata od brutalnej agresji Rosji na Ukrainę – dnia, który na zawsze zmienił losy milionów ludzi i postawił przed polskim społeczeństwem oraz przedsiębiorcami bezprecedensowe wyzwania. Przez ten czas Polska stała się bezpieczną przystanią dla naszych dotkniętych wojną sąsiadów, a my, jako naród uczyliśmy się solidarności w praktyce. Dziś, potępiając trwającą wciąż niesprawiedliwą wojnę, musimy jednak spojrzeć w przyszłość.

Właśnie teraz, w cieniu tej bolesnej rocznicy, wchodzimy w nowy etap regulacji prawnych, które dotyczą setek tysięcy obywateli Ukrainy.

W polskiej przestrzeni publicznej wiele się ostatnio mówi o zasadach pobytu obywateli Ukrainy na terytorium RP. Z jednej strony jest to oczywisty zabieg polityczny przed zbliżającymi się wyborami parlamentarnymi (walka o głosy po prawej stronie), z drugiej zaś pragmatyczne podejście do dotychczasowych rozwiązań prawnych, w celu ich rewizji. Debata toczy się głównie wokół tego na jakich zasadach obywatele Ukrainy (ci którzy uciekli przed wojną, ale również ci którzy przybyli na terytorium RP wcześniej) powinni korzystać z dostępu do polskich usług publicznych (np. służba zdrowia, szkolnictwo, zakwaterowanie), świadczeń socjalnych (800+) oraz z polskiego rynku pracy (uproszczony dostęp do zatrudnienia i prowadzenia działalności gospodarczej).

Dotychczas, większość tych kwestii była regulowana przepisami specustawy z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tj. z dnia 21 lutego 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 337; dalej: "specustawa"). Tymczasem, w czwartek, 19 lutego 2026 roku Prezydent RP, podpisał ustawę z dnia 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw (dalej: "ustawa wygaszająca").

Większość przepisów ustawy wygaszającej wchodzi w życie z dniem 5 marca 2026 roku.

Oznacza to, że od 5 marca 2026 roku wchodzimy w nowy, systemowy model ochrony czasowej, zharmonizowany z przepisami unijnymi. Choć dla wielu pracodawców zmiany te mogą brzmieć rewolucyjnie, ustawodawca przewidział mechanizmy, które pozwalają zachować płynność zatrudnienia.

Ustawa wygaszająca wprowadza szereg nowych terminów, obowiązków i instrumentów prawnych. Począwszy od konieczności weryfikacji statusów UKR/NUE, zwiększenia roli aplikacji Diia.pl, digitalizacji procesu ubiegania się o zezwolenie na pobyt czasowy - vide wdrożenie aplikacji MOS 2, poprzez stały monitoring 30-dniowych limitów wyjazdowych i wydawanie nowych kart pobytu CUKR.

Nowe przepisy, choć zsynchronizowane z kalendarzem unijnym, nakładają na polski biznes liczne obowiązki operacyjne. Monitorowanie statusów UKR w czasie rzeczywistym, biegłość w systemach MOS 2.0, obsłudze portalu: praca.gov.pl oraz konieczność dopilnowania wymiany statusów tymczasowych UKR na podstawie aktualnych dokumentów podróży - sprawiają, że zarządzanie kadrą , składającą się z cudzoziemców staje się strefą wysokiego ryzyka. W dodatku, ustawodawca, za nieprzestrzeganie obowiązków ustawowych przewiduje dotkliwe kary grzywny.

Poniżej przedstawiam, krótki przewodnik po nowej rzeczywistości prawnej. W tej części przewodnika skupiam się głównie na przepisach, które wprost dotyczą relacji pracodawca-pracownik z Ukrainy.

I. Prawny „Kogel-Mogel": 19 znowelizowanych ustaw

Ustawa wygaszająca to legislacyjny gigant – nowelizuje aż 19 aktów prawnych. Zmiany dotykają wszystkiego: od ubezpieczeń społecznych, przez prawo oświatowe, 800+, ewidencję ludności, aż po rygorystyczne procedury administracyjne i kwestie podatkowe.

Od 5 marca 2026 roku polski przedsiębiorca nie może już patrzeć na pracownika z Ukrainy przez pryzmat dotychczasowej specustawy. Pracodawca musi rozumieć definicję „beneficjenta ochrony czasowej” oraz mechanizmy unijne, które od 5 marca, będą stanowić swoisty kompas w ochronie czasowej cudzoziemców.

II. legalność pobytu i ważność dokumentów pobytowych obywateli ukrainy

Obywatele Ukrainy mogą odetchnąć, a przynajmniej złapać dodatkowy oddech, albowiem kluczowym punktem nowej regulacji jest gwarancja legalności pobytu dla osób objętych ochroną czasową (posiadaczy numeru PESEL ze statusem UKR) co najmniej do 4 marca 2027 roku.

Termin ten nie jest przypadkowy – stanowi bezpośrednią implementację decyzji Rady Unii Europejskiej z czerwca 2025 roku, na podstawie której ochrona czasowa oraz legalność pobytu obywateli Ukrainy w krajach strefy Schengen zostały wydłużone do 4 marca 2027 roku.

Warto przy tym zwrócić uwagę na szeroki zakres „automatyzmu” ustawy wygaszającej. Ustawodawca zdecydował się na przedłużenie ważności całego katalogu dokumentów obywateli Ukrainy, w tym: wiz krajowych, kart pobytu, zezwoleń na pobyt czasowy, polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca, uprawnień w ramach ruchu bezwizowego itd.

W praktyce oznacza to, że ustawowy parasol ochronny obejmuje wszystkich obywateli Ukrainy – zarówno uchodźców wojennych, jak i długoterminowych rezydentów. Warunek jest jeden: w dniu 24 lutego 2022 roku ich pobyt nad Wisłą musiał być w pełni uregulowany prawnie.

Poniżej, w celach porządkowych zamieszczam treść przepisów specustawy, w brzmieniu, które będzie obowiązywać począwszy od dnia 5 marca 2026 roku:

Wizy krajowe

Zgodnie z art. 42 ust. 3a specustawy: Jeżeli ostatni dzień okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie wizy krajowej przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., okres pobytu na podstawie tej wizy oraz okres ważności tej wizy ulegają przedłużeniu z mocy prawa do dnia 4 marca 2027 r. W takim przypadku w dokumencie podróży obywatela Ukrainy nie umieszcza się nowej naklejki wizowej. Wiza krajowa w okresie przedłużenia okresu pobytu oraz okresu ważności nie uprawnia do przekraczania granicy.

Zezwolenia na pobyt czasowy

Zgodnie z art. 42 ust. 5a specustawy: Jeżeli ostatni dzień okresu ważności zezwolenia na pobyt czasowy udzielonego obywatelowi Ukrainy przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., okres ważności tego zezwolenia ulega przedłużeniu z mocy prawa do dnia 4 marca 2027 r.

Karty pobytu, polskie dokumenty tożsamości cudzoziemca, dokumenty "zgoda na pobyt tolerowany"

Zgodnie z art. 42 ust. 8 specustawy: Jeżeli ostatni dzień okresu ważności:

1) kart pobytu,
2) polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca,
3) dokumentów "zgoda na pobyt tolerowany"
-wydanych obywatelom Ukrainy przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., ulega on przedłużeniu z mocy prawa do dnia 4 marca 2027 r.

Legalność pobytu na podstawie wizy Schengen, unijnych kart pobytu, ruchu bezwizowego,

Zgodnie z art. 42 ust. 11 specustawy: Jeżeli ostatni dzień dopuszczalnego okresu pobytu obywatela Ukrainy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
1) na podstawie wizy Schengen wydanej przez organ polski,
2) na podstawie wizy wydanej przez inne państwo obszaru Schengen,
3) na podstawie dokumentu, o którym mowa w art. 1 ust. 2 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1030/2002 z dnia 13 czerwca 2002 r. ustanawiającego jednolity wzór dokumentów pobytowych dla obywateli państw trzecich (Dz.Urz. UE L 157 z 15.06.2002, str. 1, z późn. zm.100) - Dz.Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 19, t. 6, str. 3, z późn. zm.), wydanego przez właściwy organ innego państwa obszaru Schengen, albo innego dokumentu pobytowego wydanego przez organ tego państwa, uprawniającego do podróży po terytorium innych państw tego obszaru,

4) w ramach ruchu bezwizowego
- przypada w okresie od dnia 24 lutego 2022 r., jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny do dnia 4 marca 2027 r.

Powyższe przepisy stanowią fundament tzw. "automatyzmu legalizacyjnego". To, co je łączy, to wspólny cel, którym jest zapobieganie masowemu wpadaniu obywateli Ukrainy w nielegalny pobyt na terytorium RP poprzez przedłużenie ważności ich dokumentów z mocy samego prawa (ex lege).

Wszystkie te przepisy mają tę samą część wspólną. Jeśli ważność dokumentu (wizy, karty pobytu, ruchu bezwizowego) kończyła się w dniu ataku Rosji na Ukrainę lub w jakimkolwiek dniu po tej dacie, ustawodawca objął go ochroną. Oznacza to, że nikt, kto był w Polsce legalnie w momencie wybuchu wojny, nie stał się "nielegalny" tylko dlatego, że skończyła mu się ważność plastiku czy naklejki w paszporcie. Innymi słowy, Cudzoziemiec nie musi składać żadnego wniosku, nie musi iść do Urzędu Wojewódzkiego, ani nie dostaje nowej naklejki wizowej. Pobyt uznaje się za legalny automatycznie. Systemy Straży Granicznej i ZUS widzą te osoby jako przebywające w Polsce zgodnie z prawem.

WAŻNE! wydłużona ex lege ważność karty pobytu vs przekraczanie granicy

Obywatele Ukrainy planujący podróżować w oparciu o wydłużoną z mocy prawa Kartę Pobytu muszą zwrócić szczególną uwagę na przepis art. 42 ust. 10 specustawy, zgodnie z którym: karta pobytu w okresie, na jaki uległ przedłużeniu okres jej ważności [tj. obecnie do 4 marca 2027 roku] nie uprawnia do przekraczania granicy.

Jeśli obywatel Ukrainy chce wyjechać z Polski i wrócić, a jego pierwotny dokument już wygasł, musi legitymować się aktywnym statusem PESEL UKR i dokumentem Diia.pl. Sama przedłużona ustawą wiza czy karta pobytu chronią go tylko wewnątrz granic Polski.

III. legalność zatrudnienia obywateli Ukrainy od dnia 4 marca 2026 roku

Nowe regulacje modyfikują, ale nie likwidują uproszczonego modelu zatrudniania obywateli Ukrainy. Mechanizm powiadomień do powiatowych urzędów pracy (PUP) pozostaje z nami jako kluczowy instrument kadrowy, jednak jego dostępność zależy od statusu pracownika.

Dla osób ze statusem PESEL UKR zasady zatrudnienia pozostają bez zmian tj. pracownicy z Ukrainy ze statusem PESEL UKR nadal mają uproszczony dostęp do rynku pracy, który jest ściśle sprzężony z objęciem ich ochroną czasową (tj. obecnie do 4 marca 2027 roku). Dopóki obowiązują przepisy o ochronie czasowej, beneficjenci ci mogą podejmować i kontynuować pracę wyłącznie na podstawie bezpłatnego powiadomienia do PUP. To dobra wiadomość dla firm, które obawiały się powrotu do czasochłonnych procedur zezwoleniowych lub rejestracji oświadczeń o zamiarze powierzenia pracy.

Prawdziwa rewolucja dotyczy jednak obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie, ale nie posiadają statusu PESEL UKR. Tutaj ustawodawca wprowadził bardzo istotny, 3-letni okres przejściowy. Zgodnie z przepisem art. 41 ustawy wygaszającej: W okresie 3 lat od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy do obywateli Ukrainy przebywających legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, którzy nie korzystają z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej, stosuje się odpowiednio przepisy art. 3 ust. 1 pkt 12 i art. 5a ustawy zmienianej w art. 19.

I tak, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 12) ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 621): Swobodny dostęp do rynku pracy ma cudzoziemiec, który korzysta z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej.

Z kolei art. 5a ust. 1 ww. ustawy stanowi, że: Polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadamia powiatowy urząd pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.

Przepisy dotyczące procedury powiadamiania PUP o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zostały więc przeniesione do art. 5a i nast. ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Co to oznacza w praktyce dla Twojej firmy?

Do 4 marca 2029 roku: Wszyscy obywatele Ukrainy przebywający w Polsce legalnie (np. na przedłużonych wizach czy kartach pobytu) nadal mogą korzystać z szybkiej ścieżki powiadomień w PUP. To czas na uporządkowanie spraw kadrowych i stabilizację zatrudnienia.
Po 4 marca 2029 roku: Mechanizm powiadomień dla osób bez ochrony czasowej zostanie definitywnie zamknięty. Od tej daty pracownik będzie musiał legitymować się albo zezwoleniem na pobyt i pracę (tzw. zezwoleniem jednolitym), albo pracodawca będzie zmuszony zarejestrować dla niego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy na zasadach ogólnych.

Wprowadzenie tak długiego, trzyletniego bufora czasowego to ukłon w stronę biznesu. Ma to pozwolić na stopniowe przenoszenie pracowników z nadzwyczajnego „systemu wojennego” do ogólnego porządku prawnego, bez ryzyka nagłego paraliżu kadrowego.

Zalecam, aby już teraz monitorować strukturę zatrudnienia i identyfikować pracowników bez statusu PESEL UKR, planując dla nich ścieżkę legalizacji długoterminowej przed upływem 2029 roku.

IV. Obywatel Ukrainy jako "beneficjent ochrony czasowej"

Jedną z kluczowych i systemowo istotnych zmian jest dodanie do ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej definicji „beneficjenta ochrony czasowej”.

Zgodnie z nową definicją (art. 2 pkt 1a) za beneficjenta ochrony czasowej uważa się: cudzoziemca należącego do grupy wysiedleńców wymienionej w decyzji Rady Unii Europejskiej, stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców, o której mowa w art. 106 ust. 1, cudzoziemca, o którym mowa w art. 106 ust. 2 oraz cudzoziemca należącego do grupy wysiedleńców wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 107 ust. 1.

Przywołane wyżej przepisy art. 106 ust. 1 i 2* ustawy stanowią, że:
1. Pobyt beneficjenta ochrony czasowej, który przybył legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w okresie wskazanym w decyzji Rady Unii Europejskiej, stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców, i w celu korzystania z ochrony czasowej, uznaje się za legalny od dnia wjazdu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do dnia, w którym ta decyzja zachowuje moc obowiązującą, chyba że ustawa stanowi inaczej.
2. Za legalny uznaje się także pobyt dziecka urodzonego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, którego rodzicem jest beneficjent ochrony czasowej, o ile dziecko nie jest obywatelem polskim ani obywatelem innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

Przepisów art. 106 ustawy nie stosuje się do cudzoziemca, który:
1) posiada:
a) zezwolenie na pobyt stały,
b) zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,
c) zezwolenie na pobyt czasowy,
d) status uchodźcy,
e) ochronę uzupełniającą,
f) zgodę na pobyt tolerowany,
g) zgodę na pobyt ze względów humanitarnych;
2) złożył w Rzeczypospolitej Polskiej wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej lub w imieniu którego taki wniosek został złożony;
3) uzyskał ochronę czasową na terenie innego niż Rzeczpospolita Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej przyznaną na podstawie decyzji Rady Unii Europejskiej, o której mowa w art. 106 ust. 1;
4) posiada obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej;
5) wjechał na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego.

Z kolei nowe przepisy art. 107 ust. i 2 ustawy stanowią, że:
1. Rada Ministrów może, w drodze rozporządzenia, udzielić ochrony czasowej cudzoziemcom nieobjętym decyzją Rady Unii Europejskiej, stwierdzającą istnienie masowego napływu wysiedleńców, zmuszonych do opuszczenia kraju lub obszaru geograficznego, którego ta decyzja dotyczy, z powodu obcej inwazji, wojny, wojny domowej, konfliktów etnicznych lub rażących naruszeń praw człowieka, mając na celu potrzebę zapewnienia ich praw podstawowych.
2. W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 1, określa się grupy osób, objętych ochroną czasową oraz okres obowiązywania ochrony czasowej.

Ustawodawca powiązał więc nową definicję "Beneficjenta ochrony czasowej" bezpośrednio z Decyzją Wykonawczą Rady (UE) 2022/382 z 4 marca 2022 r., która w następstwie agresji Federacji Rosyjskiej na Ukrainę uruchomiła w Unii Europejskiej mechanizm tymczasowej ochrony i wskazała, iż obejmuje nim obywateli Ukrainy oraz określonych członków ich rodzin. W efekcie akcent ochrony przesuwa się z „wyjątkowych” przepisów specustawy na rozwiązania systemowe, oparte na prawie unijnym i krajowej ustawie o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Z tego wynika, iż projekt w wielu miejscach nie eliminuje ochrony dla obywateli Ukrainy, lecz zmienia jej podstawę prawną, co może być mylące, jeśli czytać go wyłącznie przez pryzmat hasła „wygaszania”. Ponadto, ustawa daje Radzie Ministrów „furtkę” – możliwość objęcia ochroną czasową (w drodze rozporządzenia) również innych grup osób uciekających przed wojną lub inwazją, które nie zmieściły się w ścisłej definicji unijnej.

Istotna jest także zmiana w określaniu ram czasowych. Zamiast wskazywać jedną, krajową datę graniczną (która w czasie obowiązywania specustawy była kilkukrotnie zmieniana i nie zawsze pokrywała się z terminami wynikającymi z rozwiązań unijnych), projekt uzależnia legalność pobytu od tego, jak długo obowiązuje decyzja UE o ochronie czasowej – obecnie przedłużona na poziomie UE do 4 marca 2027 r.

V. Odmowa ochrony czasowej przez Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 109 ust. 1 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: Szef Urzędu może odmówić w drodze decyzji dopuszczenia cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu korzystania z ochrony czasowej albo stwierdzić wyłączenie z ochrony czasowej cudzoziemca, który już z niej korzysta, jeżeli istnieją podstawy, aby uznać, że:

1) zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 19 ust. 1 pkt 3 lit. a lub b [istnieją poważne podstawy, aby sądzić, że cudzoziemiec: (a) popełnił zbrodnię przeciwko pokojowi, zbrodnię wojenną lub zbrodnię przeciwko ludzkości w rozumieniu prawa międzynarodowego, (b)jest winny działań sprzecznych z celami i zasadami Narodów Zjednoczonych określonymi w Preambule i art. 1 i 2 Karty Narodów Zjednoczonych,
2) popełnił, poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a przed przybyciem na to terytorium w celu korzystania z ochrony czasowej, szczególnie poważne przestępstwo o charakterze innym niż polityczny, inne niż przestępstwo, o którym mowa w art. 19 ust. 1 pkt 3 lit. a;
3) został skazany prawomocnym wyrokiem za szczególnie poważne przestępstwo, inne niż przestępstwo, o którym mowa w art. 19 ust. 1 pkt 3 lit. a, i stanowi zagrożenie dla społeczeństwa państwa, w którym przebywa;
4) jego wjazd lub pobyt mogą zagrozić bezpieczeństwu państwa.

Odmowie albo wyłączeniu, o których mowa w ust. 1, podlega także cudzoziemiec, wobec którego istnieją poważne podstawy, aby uznać, że podżegał albo w inny sposób brał udział w popełnieniu zbrodni, szczególnie poważnych przestępstw lub czynów, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3.

Postępowanie w sprawie, odmowy dopuszczenia cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu korzystania z ochrony czasowej albo wyłączenia z ochrony czasowej cudzoziemca Szef Urzędu wszczyna z urzędu albo na wniosek Komendanta Głównego Policji, organów Straży Granicznej, Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego albo Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego.

Szef Urzędu wydaje decyzje, o której mowa powyżej w terminie dwóch dni od dnia złożenia wniosku, przez wymienione organy. Decyzja Szefa wydana w tym trybie jest ostateczna. O wydaniu przedmiotowej decyzji Szef Urzędu niezwłocznie informuje Komendanta Głównego Straży Granicznej.

VI. Przesłanki wygaśnięcia ochrony czasowej

Zgodnie z przepisem art. 109b ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: ochrona czasowa wygasa, w przypadku gdy:

1) cudzoziemiec nie złożył wniosku, o którym mowa w art. 110a ust. 1 [wniosek o PESEL], w terminie określonym w art. 110a ust. 2 [30 dni od dnia przekroczenia granicy Rzeczypospolitej Polskiej];
2) cudzoziemiec opuścił terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres powyżej 30 dni;
3) cudzoziemiec złożył w dowolnym organie gminy pisemne zawiadomienie o zrzeczeniu się prawa do korzystania z ochrony czasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
4) cudzoziemcowi udzielono:
a) zezwolenia na pobyt stały,
b) zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,
c) zezwolenia na pobyt czasowy,
d) statusu uchodźcy,
e) ochrony uzupełniającej,
f) zgody na pobyt tolerowany,
g) zgody na pobyt ze względów humanitarnych;
5) cudzoziemiec złożył w Rzeczypospolitej Polskiej wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej lub w imieniu którego taki wniosek został złożony;
6) cudzoziemiec uzyskał ochronę czasową na terytorium innego niż Rzeczpospolita Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej przyznaną na podstawie decyzji Rady Unii Europejskiej, o której mowa w art. 106 ust. 1;
7) cudzoziemiec nabył obywatelstwo polskie albo obywatelstwo innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej.

VII. Pesel ukr kluczowy dla ochrony czasowej - terminy

Zgodnie z przepisem art. 110a ust. 1 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (tj. z dnia 5 lutego 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 223): Beneficjentowi ochrony czasowej na wniosek złożony w dowolnym organie gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nadaje się numer PESEL, o którym mowa w art. 15 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. z 2025 r. poz. 274, z późn. zm.2)) ze statusem UKR, o którym mowa w art. 8 pkt 24a lit. d ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności

W tym miejscu należy wskazać, że PESEL ze statusem UKR, o którym mowa w komentowanym przepisie art. 110 a ust. 1 ustawy będzie nadawany wszystkim cudzoziemcom objętym ochroną czasową, bez względu na narodowość.

Wniosek, o nadanie nr PESEL cudzoziemiec będzie obowiązany złożyć w terminie 30 dni od dnia przekroczenia granicy Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli cudzoziemiec nie złoży wniosku w tym terminie to ochrona czasowa wygaśnie.

W związku z powyższym, od 5 marca 2026 roku posiadanie przez cudzoziemca numeru PESEL ze statusem UKR staje się absolutnym fundamentem ochrony czasowej. W jego braku cudzoziemiec będzie musiał wykazać inne dokumenty potwierdzające legalność pobytu na terytorium RP.

Z kolei osoby, które uzyskały PESEL UKR wcześniej „na oświadczenie”, muszą do 31 sierpnia 2026 roku potwierdzić tożsamość ważnym dokumentem podróży.

Z dniem 1 września 2026 roku status UKR wszystkich osób, które nie potwierdziły swojej tożsamości ważnym dokumentem podróży, zostanie zmieniony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji na status NUE. Zatem chodzi o wszystkich cudzoziemców, którym został nadany numer PESEL UKR wyłącznie na podstawie oświadczenia [nie posiadali oni ważnego dokumentu podróży podczas przekraczania granicy], które do dnia 31 sierpnia 2026 roku a nie potwierdziły swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży. Zmiana statusu z UKR na NUE spowoduje utratę przez cudzoziemca uprawnienia ochrony czasowej.

Szczegółowe zasady i tryb nadawania numeru PESEL beneficjentom ochrony czasowej, zarządzania statusem tych cudzoziemców, zasady i sposób prowadzenia rejestru beneficjentów ochrony czasowej oraz zasady i tryb udostępniania danych z tego rejestru zostały uregulowane w rozdziale 5a ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2025 r. poz. 274, z późn. zm.).

VIII. elektroniczny dokument tożsamości DIIA.pl

Z dniem 5 marca 2026 roku do ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (tj. z dnia 5 lutego 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 223) zostaną przeniesione uregulowania dotyczące nabywania statusu PESEL UKR. Ustawa wygaszająca zakłada zastąpienie papierowego zaświadczenia wydawanego przez szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców dokumentem mobilnym DIIA.pl a także możliwość potwierdzania tożsamości i pobytu przez aplikację mObywatel.

Kilka słów wyjaśnienia na temat usługi Diia.pl poniżej.

Diia.pl (lub usługa Diia.pl) – elektroniczny dokument tożsamości wydawany beneficjentom ochrony czasowej od 5 marca 2026 r. zgodnie z ustawą z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (tj. z dnia 5 lutego 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 223) w związku z Decyzją wykonawczą Rady (UE) 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. stwierdzającą istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE i skutkującą wprowadzeniem tymczasowej ochrony (Dz.U. L 71 z 4.3.2022, s. 1).

Diia.pl to usługa oferowana przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji, dostępna w aplikacji na urządzeniu przenośnym użytkownika. Umożliwia ona użytkownikom (obywatelom Ukrainy lub małżonkom obywateli Ukrainy nieposiadającym obywatelstwa ukraińskiego) pobranie z rejestru ich danych osobowych oraz przechowywanie tych danych w formie zaszyfrowanej na ich urządzeniach i przedstawianie ich innym osobom celem potwierdzenia swojej tożsamości, o ile nie są oni obywatelami Polski bądź innego państwa członkowskiego i przyjechali do Rzeczpospolitej Polskiej z Ukrainy począwszy od 24 lutego 2022 r.

I tak, zgodnie z nowym przepisem art. 110d ust. 1 ww. ustawy: Minister właściwy do spraw informatyzacji może w aplikacji mObywatel w rozumieniu ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717 oraz z 2025 r. poz. 1019), po uwierzytelnieniu przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, umożliwić beneficjentowi ochrony czasowej:

1) pobranie, przechowywanie i prezentację dokumentu elektronicznego zawierającego pobrane z rejestru, o którym mowa w art. 44c ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, aktualne dane;

2) weryfikację integralności i pochodzenia dokumentu elektronicznego.

Zgodnie z nowym przepisem art. 110d ust. 2 ww. ustawy: Minister właściwy do spraw informatyzacji może w aplikacji mObywatel w rozumieniu ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel umożliwić cudzoziemcowi, który pobrał dokument mobilny, o którym mowa w ust. 1 pkt 1:

1) pobranie, przechowywanie i prezentację dokumentu mobilnego zawierającego pobrane z rejestru, o którym mowa w art. 44c ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, aktualne dane dotyczące dziecka pozostającego pod jego władzą rodzicielską;

2) weryfikację integralności i pochodzenia dokumentu mobilnego.

Zgodnie z nowym przepisem art. 110d ust. 6 ww. ustawy: Minister właściwy do spraw informatyzacji może w aplikacji mObywatel w rozumieniu ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel, udostępnić cudzoziemcowi, który pobrał dokument elektroniczny, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, funkcjonalność pozwalającą na:

1) dostęp do usługi online obsługiwanej przy użyciu tej aplikacji;

2) potwierdzenie udziału w usługach świadczonych na rzecz użytkownika tej aplikacji w określonym miejscu i czasie;

3) wykorzystanie tej aplikacji w celu przekazywania danych w ramach usług świadczonych na rzecz użytkownika tej aplikacji.

Zgodnie z nowym przepisem art. 110d ust. 7 ww. ustawy: Rada Ministrów określi, w drodze rozporządzenia, procedury, w których dokument elektroniczny, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, oraz usługi mogą być wykorzystywane do stwierdzania tożsamości beneficjenta ochrony czasowej, mając na uwadze ułatwienie im sprawnego i bezpiecznego załatwiania spraw urzędowych.

Zgodnie z nowym przepisem art. 110d ust. 9 ww. ustawy: Dokumenty elektroniczne, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, wraz z dokumentem podróży uprawniają cudzoziemca do wielokrotnego przekraczania granicy bez konieczności uzyskania wizy.

Zgodnie z nowym przepisem art. 110d ust. 10 ww. ustawy: Minister właściwy do spraw informatyzacji unieważnia dokument elektroniczny, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, oraz certyfikat wydany z tym dokumentem w przypadku:

1) zmiany statusu UKR na inny status, o którym mowa w art. 8 pkt 24a ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

2) odnotowania zgonu cudzoziemca w rejestrze PESEL.

Po 5 marca 2026 r. Diia.pl przestanie być tylko "dodatkiem", a stanie się nadrzędnym cyfrowym dokumentem potwierdzającym korzystanie z ochrony czasowej w Polsce - wraz z ważnym dokumentem podróży Diia.pl będzie uprawniać cudzoziemca do wielokrotnego przekraczania granicy bez konieczności uzyskania wizy.

Dla beneficjenta ochrony czasowej: Dokument Diia.pl w aplikacji mObywatel będzie więc wyłącznym dowodem na to, że cudzoziemiec posiada status PESEL UKR i przebywa w Polsce legalnie.

Dla pracodawcy: To podstawowy dokument, który należy zweryfikować przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Nowe przepisy nakładają więc na pracodawców obowiązek precyzyjnego dokumentowania statusu z aplikacji mObywatel. Brak notatki służbowej z aktualną datą i godziną weryfikacji certyfikatu diia.pl może zostać uznany za niedopełnienie obowiązków kontrolnych podczas inspekcji

W praktyce, wszyscy oczekujemy na oficjalne, rządowe wytyczne dotyczące stosowania nowych mechanizmów przewidzianych w ustawie wygaszającej.

IX. Nowe ryzyka operacyjne: Pułapka 30 dni i PESEL UKR

Zgodnie z przepisem art. 110a ust. 1 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej beneficjentowi ochrony czasowej na wniosek złożony w dowolnym organie gminy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, nadaje się numer PESEL ze statusem UKR.

W tym miejscu należy ponownie podkreślić, że PESEL ze statusem UKR będzie nadawany wszystkim cudzoziemcom objętym ochroną czasową, bez względu na narodowość (przyjęto nomenklaturę "UKR" z uwagi na fakt, że to obywatele Ukrainy są obecnie najliczniejszą grupą korzystającą z tego statusu, ergo wskazywanie dodatkowych oznaczeń dla innych narodowości mogłoby być w praktyce mylące oraz kosztowne).

Ustawa wygaszająca reguluje, że wniosek, o nadanie nr PESEL cudzoziemiec będzie obowiązany złożyć w terminie 30 dni od dnia przekroczenia granicy Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli cudzoziemiec nie złoży wniosku w tym terminie to ochrona czasowa wygaśnie.

Pułapka nieobecności: Każdy wyjazd pracownika z Polski powyżej 30 dni (również w celach prywatnych) skutkuje automatyczną utratą ochrony czasowej.

W związku z powyższym, od 5 marca 2026 r. posiadanie przez cudzoziemca numeru PESEL ze statusem UKR staje się absolutnym fundamentem ochrony czasowej. W jego braku cudzoziemiec będzie musiał wykazać inne dokumenty potwierdzające legalność pobytu na terytorium RP.

X. Nowy obowiązek i widmo 1 września 2026 – Masowa utrata statusów UKR

Poważne wyzwanie kadrowe może również nadejść wraz z końcem lata, a dotyczy ono wszystkich tych pracowników-cudzoziemców, którzy w chwili przekraczania granicy RP nie okazali ważnego dokumentu podróży (jako przyczynę wskazując np. zaginiony/zniszczony paszport).

Nowelizacja zakłada, że cudzoziemcy, którzy uzyskali PESEL UKR wcześniej „na oświadczenie”, muszą do 31 sierpnia 2026 r. potwierdzić tożsamość ważnym dokumentem podróży. Wszystkim osobom, które miały nadany numer PESEL UKR na podstawie oświadczenia i do tego dnia włącznie (31.08.2026 r.) nie potwierdziły swojej tożsamości w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży, z dniem 1 września 2026 r. status UKR, zostanie zmieniony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji na status NUE. Zmiana statusu z UKR na NUE spowoduje utratę przez cudzoziemca uprawnienia wynikających z ochrony czasowej (np. utrata uprawnienia do zatrudnienia na uproszczonych zasadach).

Konsekwencje zaniedbania tego obowiązku mogą być zatem daleko idące:

Z dniem 1 września 2026 r. Minister właściwy do spraw informatyzacji zmieni status wszystkich cudzoziemców, którzy nie potwierdzili swojej tożsamości z UKR na NUE.
Zmiana ta nastąpi automatycznie w systemie, co oznacza natychmiastową utratę uprawnień do ochrony czasowej.

Dla pracodawcy, który nie dopilnuje tej weryfikacji u swoich pracowników, 1 września 2026 roku może oznaczać nagłe pozbawienie sporej części załogi prawa do legalnego pobytu i pracy.

XI. Kary: Mniej dotkliwe, ale częstsze?

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 84 ust. 6 ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP: Kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 5 ust. 2, art. 5a ust. 1 lub 5, art. 17 ust. 1 pkt 2 lub art. 68 ust. 1 pkt 2, podlega karze grzywny od 1000 zł do 3000 zł.

Zatem kara grzywny przewidziana jest za:
-niedopełnienie obowiązku przedstawienia cudzoziemcowi treści umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej i przechowywanie jej przez okres, o którym mowa w art. 4 ust. 6 [okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia];

-niedopełnienie obowiązku powiadomienia PUP o powierzeniu pracy cudzoziemcowi korzystającemu z ochrony czasowej w Rzeczypospolitej Polskiej w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca;

-niedopełnienie obowiązku ponownego powiadomienia powiatowego urzędu pracy o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w terminie 7 dni od wystąpienia następujących okoliczności: (1) zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi a obywatelem Ukrainy lub (2) zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub (3) zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określoną w powiadomieniu, lub (4) obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu;

-niedopełnienie obowiązku przekazania organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, a w przypadku kiedy cudzoziemcowi powierzono pracę na podstawie umowy o pomocy przy zbiorach – w terminie 7 dni od dnia powierzenia pracy;

-niedopełnienie obowiązku przekazania organowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 pkt 7 lit. b ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.

Choć brak powiadomienia nie jest już zrównany z „nielegalnym zatrudnieniem”, to liczba nowych obowiązków informacyjnych (np. przy każdej zmianie stanowiska czy obniżeniu wymiaru czasu pracy) sprawia, że ryzyko popełnienia błędu rośnie wykładniczo wraz ze skalą zatrudnienia.

XII. Biznesowy dylemat: Samodzielność czy delegowanie procesów?

W obliczu tak głębokich zmian, przedsiębiorstwa stają przed strategicznym wyborem: czy inwestować w budowę kosztownych, wewnętrznych działów ds. legalizacji, czy delegować te procesy na zewnątrz. Ze względu na skrajnie dynamiczny charakter prawa cudzoziemców, firmy coraz częściej decydują się na to drugie rozwiązanie, powierzając bezpieczeństwo prawne podmiotom trzecim.

Szczególnym przykładem takiej ewolucji jest sektor pracy tymczasowej. Specyfika pracy dorywczej, sezonowej czy projektowej, na której opiera się zatrudnienie dużej części cudzoziemców, wymaga błyskawicznej reakcji i bezbłędnej dokumentacji. W odpowiedzi na te potrzeby, Agencje Pracy Tymczasowej wyewoluowały w wysoce wyspecjalizowane huby kompetencyjne, przejmując na siebie pełną odpowiedzialność za procesy legalizacyjne.

Zarządzanie kadrą cudzoziemską po 5 marca 2026 r. to już nie tylko „kadry i płace” – to multidyscyplinarne wyzwanie wymagające:

Biegłości w „ruchomych” przepisach – monitorowania nowelizacji wielu ustaw jednocześnie.
Technologicznego nadzoru – stałej obecności w systemach praca.gov.pl oraz MOS 2.0 i natychmiastowej reakcji na komunikaty urzędowe.
Weryfikacji statusów w czasie rzeczywistym – śledzenia zmian z UKR na NUE i przeciwdziałania skutkom utraty ochrony czasowej przez pracowników.
Zarządzania ryzykiem danych – bezpiecznego przetwarzania wrażliwych informacji o statusie pobytowym.
Elastyczności proceduralnej – ciągłego dostosowywania polityk firmy do unijnych i krajowych wytycznych.

Dla wielu organizacji ten biurokratyczny ciężar staje się barierą hamującą rozwój operacyjny. W tej nowej rzeczywistości przekazanie obowiązków wyspecjalizowanemu partnerowi zewnętrznemu – który bierze na siebie audyt dokumentacji, pilnowanie terminów paszportowych i gwarancję legalności zatrudnienia – przestaje być jedynie opcją optymalizacyjną, a staje się rynkową koniecznością.

PODSUMOWANIE

Ustawodawca, wprowadzając 3-letni okres przejściowy, dał polskiemu biznesowi istotną gwarancję – możliwość korzystania z szybkiej ścieżki powiadomień dla wszystkich legalnie przebywających obywateli Ukrainy aż do 4 marca 2029 roku. To kluczowy fundament reformy, który pozwala planować strategię kadrową bez obaw o nagły powrót do skomplikowanych procedur zezwoleniowych.

Pamiętajmy jednak, że ta gwarancja „spokoju od biurokracji” jest ściśle powiązana z nowymi rygorami weryfikacyjnymi. To już nie jest czas na działania intuicyjne. Skuteczne korzystanie z mechanizmu powiadomień po 5 marca 2026 roku wymaga:

chirurgicznej precyzji w monitorowaniu statusów UKR i terminów paszportowych,
pełnej cyfryzacji procesów w systemach MOS 2.0 i praca.gov.pl,
świadomego zarządzania ryzykiem związanym z „pułapką 30 dni” nieobecności pracownika.

Niewątpliwie ważnym krokiem w stronę przewidywalności zatrudnienia jest synchronizacja polskich przepisów z unijnymi. Zrezygnowano ze sztywnego wyznaczania krajowych dat granicznych, które w przeszłości bywały kłopotliwe i wymagały częstych nowelizacji. Obecnie legalność pobytu obywateli Ukrainy jest bezpośrednio powiązana z unijnym kalendarzem ochrony czasowej, co daje pracodawcom gwarancję stabilności kadr przynajmniej do 4 marca 2027 r.

Dla firm, które nie mogą pozwolić sobie na nielegalne zatrudnienie i nagłą utratę personelu zagranicznego, delegowanie tych procesów np. do wyspecjalizowanych podmiotów trzecich może okazać się komfortową drogą do zachowania płynności operacyjnej. Doskonałym przykładem delegowania tych zadań operacyjnych jest branża pracy tymczasowej. To właśnie Agencje Pracy Tymczasowej coraz częściej biorą na siebie pełen ciężar odpowiedzialności za skomplikowaną legalizację pobytu i zatrudnienia cudzoziemców, zdejmując z pracodawców użytkowników ryzyko prawne i administracyjne.

FAQ – Co musisz wiedzieć jako pracodawca?

1. Czy muszę sprawdzać telefon pracownika? Jak udokumentować legalność jego pobytu?

Tak. Zgodnie z wytycznymi Straży Granicznej, samo spojrzenie na aplikację DIIA nie wystarczy. Powinieneś sporządzić notatkę służbową do akt osobowych. Musi ona zawierać: imię, nazwisko, PESEL, datę urodzenia oraz – co ważne – datę i godzinę ostatniej aktualizacji certyfikatu DIIA wraz z jego statusem ważności.

2. Czy mogę wysłać pracownika z Ukrainy w 6-tygodniową delegację do Niemiec?

To ryzykowne. Nowe przepisy mówią jasno: nieobecność w Polsce powyżej 30 dni kasuje ochronę czasową "z automatu". Nie ma wyjątków dla delegacji służbowych czy leczenia. Jeśli Twój pracownik wyjedzie na 31 dni, straci status UKR, a Ty stracisz podstawę do jego legalnego zatrudnienia. W takim przypadku przed wyjazdem warto wystąpić o standardowe zezwolenie na pobyt i pracę.

3. Czy muszę składać nowe powiadomienie, jeśli pracownik przechodzi z umowy zlecenia na umowę o pracę?

Tak. Każda zmiana rodzaju umowy, stanowiska, a nawet zmniejszenie liczby godzin lub stawki wynagrodzenia wymaga nowego powiadomienia w ciągu 7 dni. Dobra wiadomość: jeśli dajesz pracownikowi podwyżkę lub więcej godzin – nie musisz nic zgłaszać.

4. Co z osobami, które nie mają paszportu, a jedynie PESEL UKR?

Mają czas do 31 sierpnia 2026 r. na potwierdzenie tożsamości w urzędzie gminy za pomocą ważnego paszportu. Jeśli tego nie zrobią, od 1 września ich status zmieni się na "NUE", a ich pobyt i praca staną się nielegalne. Jako pracodawca powinieneś przypomnieć o tym załodze już teraz.

5. Czy za brak powiadomienia zapłacę karę za każdego pracownika z osobna?

Nie. To istotna zmiana na korzyść firm. Za niedopełnienie obowiązku powiadomienia grozi grzywna od 1 000 do 3 000 zł, ale kara ta nie sumuje się za każdą osobę. Co więcej, takie uchybienie jest wykroczeniem formalnym, a nie "nielegalnym zatrudnieniem", co chroni firmę przed wykluczeniem z zamówień publicznych czy dotacji.

6. Kim jest "beneficjent CUKR" i czy muszę mu pomagać?

Karta CUKR to nowy rodzaj zezwolenia na pobyt czasowy na 3 lata dla tych, którzy są w Polsce od dłuższego czasu (min. 365 dni ze statusem UKR). Wnioski mają ruszyć w kwietniu 2026 r. tylko online za pośrednictwem MOS 2.0. Warto wspierać pracowników w jej uzyskaniu, bo jej posiadacz będzie miał pełną swobodę pracy – jako pracodawca nie będziesz musiał wysyłać już żadnych powiadomień do urzędu przez 3 lata!

7. Co jeśli mój pracownik z Ukrainy wjechał do Polski po 5 marca 2026 roku?

Nadal może korzystać z ochrony, ale musi być szybszy. Ma tylko 30 dni od wjazdu na złożenie wniosku o PESEL UKR. Jeśli przegapi ten termin, traci szansę na uproszczoną ścieżkę i będzie musiał ubiegać się o standardową wizę lub kartę pobytu.

8. Co jeśli mój pracownik ma PESEL UKR, ale nie ma paszportu?

Musi go uzyskać i przedstawić w urzędzie gminy najpóźniej do 31 sierpnia 2026 r. Jeśli tego nie zrobi, 1 września straci status UKR (zmieni się na NUE), a jego praca w Twojej firmie stanie się nielegalna. To krytyczny punkt kontrolny dla Twojego działu HR.

9. Czy od 5 marca zatrudnienie Ukraińca jest droższe?

Sama procedura powiadomienia pozostaje bezpłatna, jednak koszty ukryte (czas poświęcony na weryfikację Diia.pl, monitoring terminów PESEL, audyt paszportów) znacząco wzrastają.

Legalność pobytu i pracy obywateli Ukrainy od 5 marca 2026 roku